Uma boa gestão de compras é uma das principais características de empresas de sucesso. Confira.
Qualquer organização que não adota as melhores práticas no que se refere ao bom funcionamento da gestão de compras tem grandes chances de arcar com determinadas complicações.
Algumas delas são a diminuição da produtividade, a perda de prazos de pagamento e o aumento de erros e retrabalhos. Também podemos citar a ocorrência de problemas logísticos e os atrasos nas entregas para os clientes.
Tudo isso, é claro, resulta na perda de competitividade no mercado. Por isso, de modo que qualquer negócio seja capaz de otimizar a gestão de compras, este conteúdo abordará os principais tópicos acerca do assunto.
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O que é gestão de compras?
A gestão de compras diz respeito ao gerenciamento que envolve todos os processos de aquisição de uma organização. Ou seja, de tudo o que ela compra.
Em se tratando de uma fábrica, por exemplo, podemos mencionar a aquisição de matéria-prima para que o processo produtivo aconteça. Já no caso de uma empresa de varejo ou de uma distribuidora, tem-se a compra de mercadorias.
Para que essa aquisição seja feita da forma correta, a gestão de compras constitui-se de diversas estratégias. É isso que garantirá a disponibilização dos suprimentos necessários para que a cadeia de produção funcione sem atrasos e gere resultados positivos.
Resumidamente, a gestão de compras é a forma como uma empresa executa o processo de compras. Aqui, existem decisões padronizadas e estratégicas cujo objetivo é guiar diversas tarefas. A aprovação de ordens, o recebimento de mercadorias e o pagamento de fornecedores são algumas delas.
Qual o principal objetivo da gestão de compras?
O principal objetivo da gestão de compras é criar uma estratégia de aquisição de sucesso. O ponto, no entanto, é: “Do que se trata exatamente essa estratégia de sucesso?”
Bem, uma estratégia de compras promissora engloba três aspectos cruciais:
- Redução de custos: com um time de compras produtivo, a empresa consegue encontrar novas maneiras de otimizar processos que, ao final, refletem na diminuição de custos;
- Eficiência do processo de compras: são comprados os insumos na quantidade e momento certos, evitando, assim, problemas relacionados à produção de bens;
- Fortalecimento do relacionamento com os fornecedores: uma boa gestão de compras é, também, resultado de um bom relacionamento com os fornecedores, do contrário, a empresa pode enfrentar problemas de atraso e qualidade dos insumos.
Como fazer a gestão de compras? 7 passos principais
Agora que você sabe o que é gestão de compras e todas as características que fazem esse gerenciamento ser eficiente ou não, é importante entender que medidas estratégicas adotar.
Abordamos a seguir um passo a passo com as principais ações que uma organização deve tomar. Isso fará o gerenciamento de compras gerar resultados positivos e evitar todas as complicações já mencionadas.
1 – Mapeamento do processo de compras
Para tornar um processo eficiente, é essencial que, antes de qualquer coisa, ele seja mapeado. Isso tornará todas as etapas que o constituem mais claras. A propósito, um dos problemas que a falta do mapeamento de processos causa é a perda de produtividade.
2 – Desenvolvimento da estratégia de compras
A estratégia de compras envolve todas as técnicas que uma empresa desenvolve de modo a tornar a gestão de compras mais promissora. Isso, de forma prática, refere-se a qualquer medida que minimize impactos negativos ao mesmo tempo que aprimora o gerenciamento.
3 – Elaboração do plano de gestão
Um plano de gestão nada mais é do que o processo em que uma empresa define as metas e objetivos que determinado setor deve cumprir. No caso em questão, essa etapa ajudará o setor de compras de uma empresa, por exemplo, a prever cenários relativos à gestão de compras. Também auxiliará os colaboradores deste setor a se tornarem mais produtivos.
4 – Monitoramento das vendas e do estoque
Ainda que o foco deste conteúdo seja a gestão de compras, as vendas e o estoque são componentes intimamente conectados a ela. Se uma empresa está vendendo pouco, por exemplo, existirá mais estoque do que deveria de determinado produto. Por isso, monitorar esse fluxo de vendas evitará a compra de insumos sem necessidade.
5 – Relacionamento com os fornecedores certos
Esse é, certamente, um dos fatores mais importantes da gestão de compras: o relacionamento que uma organização desenvolve com os seus fornecedores.
Além do mais, se ela tiver fornecedores confiáveis com os quais desenvolve comunicação assertiva, isso a livrará de diversos problemas. Como exemplo, tem-se o atraso na entrega de insumos e a entrega de insumos de baixa qualidade.
6 – Automação de processos
Automatizar processos é, independentemente da empresa, uma das melhores decisões empresariais a serem tomadas. Isso porque essa medida torna os fluxos de trabalho mais ágeis. Nesse sentido, entre as tarefas que a gestão de compras pode automatizar, estão a geração e o envio de ordens de compra.
7 – Mensuração da eficiência gestão de compras
Para aprimorar a gestão de compras, é preciso descobrir os erros e acertos relativos a ela. É possível mensurar isso por meio de determinados indicadores, como o lead time, o nível de entrega e a taxa de devolução. Também podemos mencionar o saving e o custo de suprimentos.
ERP Industrial: hora de aprimorar a gestão de compras
Como você notou, existe uma gama de medidas imprescindíveis para que uma empresa consiga desenvolver uma gestão de compras de sucesso. É preciso mapear processos, monitorar as vendas, mensurar resultados… e não para por aí.
Mas você sabe qual o aspecto que une essas medidas, tornando-as mais fáceis de serem realizadas?
A implementação de um ERP, já que esta ferramenta possibilita, entre tantas opções, o monitoramento de vendas e de estoque. Ela também automatiza diversos processos. Isso tudo otimiza tempo e evita erros.
Pensando nisso, a Syon desenvolveu um ERP Industrial focado em auxiliar organizações a se tornarem ágeis e promissoras em seus segmentos de atuação. Gostaria de conhecer esta ferramenta? Veja aqui o ERP que irá aprimorar a gestão de compras da sua empresa.
