Está com problemas para administrar as demandas da empresa junto à equipe de colaboradores? Se sim, o método Kanban pode ser a melhor alternativa para não só resolvê-los, mas também aumentar a produtividade da empresa.
A princípio, lidar com o fluxo de trabalho de um negócio é relativamente fácil. O volume de tarefas e a quantidade de colaboradores são razoáveis. Então, mesmo sem uma grande organização, tudo é entregue nos prazos pré-estabelecidos.
À medida que o empreendimento cresce, porém, as coisas mudam de figura. Sem processos bem definidos, é praticamente impossível produzir com qualidade e rapidez no empreendimento.
Em outras palavras, é preciso seguir uma metodologia que organize as atividades corporativas eficientemente. Um sistema que delimite as demandas, simplifique o acompanhamento da performance e facilite a comunicação da equipe, por exemplo.
Um método simples, mas funcional para administrar o workflow sem dificuldades é o Kanban. Ele reúne técnicas de gestão excelentes para organizar todas as ações voltadas à produtividade da empresa. Entenda abaixo!
O que é método Kanban?
Mas afinal, o que é método Kanban? Trata-se de um conceito de gestão que simplifica a condução das tarefas do negócio. Ele usa um sistema visual que separa o fluxo de trabalho em segmentos e status.
O termo “Kanban” tem origem japonesa e significa cartão ou sinalização. O que combina perfeitamente com o propósito do método, pois a organização das tarefas acontece por meio de cartões coloridos.
Para efeito de comparação, a ideia do Kanban parece bastante com os post-its. Ou seja, aquelas notas adesivas que as pessoas em geral usam para não se esquecer de realizar determinados afazeres no dia a dia.
Entretanto, o método Kanban é algo melhor desenvolvido. Além de usar cores para separar as demandas, os cartões são movidos entre colunas e tem diversos recursos que facilitam o controle das atividades.
Ainda assim, o Kanban é considerado uma metodologia bem simples de ser aplicada no ambiente corporativo. Inclusive, otimiza processos e traz resultados rapidamente às empresas.
Principais benefícios do método Kanban
Existem diversas vantagens em usar o método Kanban para livrar-se dos gargalos no fluxo de trabalho do empreendimento. Assim como, melhorar a produtividade das equipes de diferentes setores. Entre os principais, destacamos:
Priorização de tarefas
Primeiramente, o método Kanban é ótimo para priorizar tarefas. Isso porque, as equipes podem visualizar claramente todas as demandas a serem realizadas em determinado período de tempo.
Cada atividade corporativa colocada em um quadro Kanban conta com informações relevantes relacionadas à importância, prazo de entrega e status de andamento, por exemplo.
Desse modo, os colaboradores selecionam e focam nos trabalhos que são mais difíceis e urgentes no momento. Posteriormente, realizam aqueles relativamente mais fáceis de fazer.
Comunicação eficaz
Além da priorização de tarefas, o método Kanban torna a comunicação entre as equipes da empresa muito mais eficaz. Em vez de reuniões ou atualizações verbais, todos os integrantes podem se informar diretamente no quadro Kanban.
Em outras palavras, é bem mais prático estar por dentro do desenrolar das demandas da empresa. Instantaneamente, você sabe quais não foram iniciadas, quais estão em andamento e quais já foram concluídas no painel.
Sendo assim, você poupa um tempo precioso no dia a dia. Você reduz ou dá um fim nos ruídos de comunicação do negócio. Com isso, direciona sua atenção àquilo que realmente importa: o cumprimento das tarefas.
Fluxo de demandas otimizado
Entre os benefícios do método Kanban, também está a otimização do fluxo de demandas do empreendimento. É possível mantê-lo equilibrado sem dificuldades com a aplicação do conceito.
Uma vez que, você pode limitar o trabalho em progresso para evitar a sobrecarga dos colaboradores. Ou seja, você estabelece uma quantidade máxima de atividades simultâneas
Em função disso, as equipes concentram seus esforços em tarefas específicas e trabalham em um ritmo sustentável. Por tabela, as demandas são entregues com excelente qualidade e velocidade.
Aumento na produtividade
Priorizar tarefas, ter comunicação eficaz e otimizar o fluxo fazem as equipes da empresa serem muito mais produtivas. Mesmo sem aumento na carga horário ou contratação de novos colaboradores, por exemplo.
É uma consequência natural de usar o painel Kanban na organização das atividades corporativas. O método tem características e funcionalidades que dão autonomia para os profissionais trabalharem eficientemente.
Sem falar diretamente com terceiros, o profissional acessa informações e sabe o que deve ser feito. Então, encurta o caminho para concluir a produção. Dessa forma, mais demandas são entregues em menos tempo.
Como usar o método Kanban para gerenciar suas equipes?
Agora que você já sabe que o método Kanban é fundamental à produtividade de qualquer negócio, como começar a usá-lo para gerenciar as demandas junto à equipe de colaboradores? Confira!
Estabeleça as etapas do trabalho
Antes de mais nada, estabeleça as etapas do trabalho. No painel, crie uma sequência de colunas que representam as fases de cada demanda. Desde o início, até a finalização.
Geralmente, as empresas dividem o quadro Kanban da seguinte maneira: “para fazer”, “em andamento”, “análise de aprovação” e “aprovado”. Então, o responsável por realizar a tarefa move o cartão à coluna correspondente durante a execução.
Contudo, a quantidade e nome das colunas fica a critério dos líderes do negócio. Às vezes, o processo para terminar determinada atividade é complexo e extenso. Com isso, o painel Kanban precisa ser adaptado ao contexto.
Classifique as demandas
Após definir as etapas do trabalho, coloque todas as demandas de um período (ex: 1 semana, 1 mês ou 1 trimestre) no painel Kanban. Só que, não desorganizadamente. É necessário classificá-las entre urgentes e não urgentes.
Normalmente, softwares que contam com o método Kanban disponibilizam bons recursos para as empresas ordenarem as tarefas. Cores, tags, data limite de entrega, entre outros.
Quando você prioriza o que é mais importante no momento, garante a satisfação dos clientes da empresa. Além de alcançar metas eficazmente e aproveitar melhor as competências dos integrantes da equipe.
Prepare seus colaboradores
Falando nos profissionais do negócio, o próximo passo para usar o método Kanban é justamente prepará-los. É imprescindível que todos os colaboradores compreendam a importância e funcionamento do conceito.
Só assim, a equipe irá abraçar a ideia e trabalhar com o máximo de dedicação sob a nova modalidade de fluxo. Ou seja, mover cartões, fornecer informações relevantes de cada atividade e acompanhar o que está sendo feito no quadro Kanban.
Acompanhe continuamente
Embora seja simples de aplicar, a gestão de projetos com Kanban deve ser analisada continuamente. É preciso mensurar o desempenho da estratégia de tempos em tempos.
Dessa maneira, você identifica o que está funcionando e o que não está. Então, promove as melhorias necessárias para otimizar ainda mais o processo e aumentar a produtividade da equipe.
Invista em um software com Kanban
Há diferentes formas de montar o painel Kanban para organizar as atividades de um empreendimento. No entanto, investir em um bom software é de longe a escolha mais inteligente.
Isso porque, o ambiente digital possibilita uma comunicação muito mais ágil e eficiente entre as equipes. A propósito, vários ERPs oferecem ferramentas relacionadas à metodologia para você organizar as atividades corporativas.
Conclusão
Por fim, o método Kanban é a melhor saída para pôr um ponto final na desorganização das demandas da sua empresa. É uma solução simples, mas que dá bons resultados a curto prazo.
O conceito separa as atividades conforme seu grau de importância, dificuldade e urgência de entrega. Assim como, mantém todos muito bem informados sobre o processo produtivo no dia a dia.
Além disso, o painel Kanban é bem prático e intuitivo. Assim, não será difícil alinhar as equipes do negócio a modalidade de fluxo de trabalho. Sobretudo, quando há um software de gestão para usar a metodologia.
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