Erros na implementação de um sistema ERP vão gerar problemas nada agradáveis. Saiba como evitá-los.
Você decidiu implementar um sistema ERP na sua empresa. Afinal, os benefícios que ele oferece encheram os seus olhos, como redução de custos, já que a solução evita o desperdício de matéria-prima, menos gastos com mão de obra, além de erros e retrabalhos que gastam mais tempo e dinheiro.
E não apenas esses, há também outros benefícios do software, como a maior facilidade para o crescimento em escala, a padronização de dados, a segurança das informações (pautadas todas no cumprimento da LGPD) e a redução do tempo de resposta.
No entanto, mesmo com tantos pontos positivos, implementá-lo requer bastante atenção. Isso porque existem erros sorrateiros esperando para serem cometidos.
De qualquer maneira, não se preocupe. Preparamos um conteúdo esclarecedor sobre isso. Boa leitura!
7 erros para evitar na implementação do sistema ERP
A seguir, confira em detalhes os 7 erros mais comuns de se cometer na hora de implementar um sistema ERP na empresa.
1 – Esquecer o licenciamento do software
Dependendo do ERP, você pode ou não ter que pagar uma licença para conseguir usá-lo. Há outros, no entanto, em que você simplesmente pagará uma taxa única. Há também ERPs que funcionam em um destes três cenários: em servidores próprios, na nuvem ou em servidores terceirizados.
Nesse sentido, a empresa precisa ter em mente que os ERPs terão modalidades de licenciamento distintas, por isso deve escolher a que for mais assertiva para o seu tipo de negócio.
Por exemplo, a empresa pode decidir pela instalação do sistema em uma infraestrutura local, portanto, deve obrigatoriamente considerar todo o investimento necessário para isso. Outro fator é que instalar ERP em servidores próprios pode custar caro dependendo do nível de crescimento do negócio.
2 – Não treinar a equipe
Para que a empresa consiga extrair o máximo de eficiência do ERP, que tem potencial de aprimorar uma organização em diversos aspectos, ela precisa treinar a equipe de colaboradores que irão lidar diretamente com o sistema. Isso irá torná-los não só mais capazes, como também mais engajados.
Desse modo, cabe à empresa disponibilizar treinamento e formação necessários para que a implementação do ERP aconteça de forma fluida e eficiente.
Isso inclui tanto a parte de explicar todas as funcionalidades do sistema quanto de conscientizar os colaboradores sobre os novos processos com os quais estarão envolvidos e todas as mudanças que irão vivenciar a partir da implementação.
Além disso, realizar o treinamento da equipe também evitará que ela cometa erros de manuseio, como o manuseio indevido de informações. Um exemplo prático disso pode acontecer na hora de o colaborador criar um relatório ou mesmo analisar certa métrica.
3 – Não realizar a manutenção
Outro erro que se pode cometer na implementação de um sistema ERP é a não realização da sua manutenção.
Sem a manutenção preventiva, por exemplo, um dos problemas que pode dar as caras é o fato de o sistema se tornar obsoleto. Aliás, basta considerar o cenário atual em que há constantes inovações a todo instante capazes de tornar um ERP obsoleto rapidamente.
Fora isso, quando não se faz manutenções, há maiores chances de ocorrer falhas sistêmicas, o que afeta a funcionalidade do sistema e prejudica o dia a dia dos colaboradores.
Diante disso, é indispensável que a empresa realize manutenções constantes — por meio de atualizações e revisões periódicas, por exemplo. Assim, ela consegue acompanhar as inovações e manter o sistema ERP funcionando perfeitamente.
4 – Falta de planejamento eficiente
Executar um planejamento eficiente é importante não apenas para implementar um sistema ERP, mas também para que a empresa consiga realizar outros processos adequadamente — como acontece quando desenvolve ações para evitar problemas logísticos.
Neste caso, no entanto, por se tratar da implementação de um sistema ERP, a organização deve fazer um planejamento eficiente, e não pulá-lo como se não fosse algo importante.
Isso inclui previsões de recursos necessários para executar a mudança, escolha certa do sistema, entendimento das necessidades do negócio (porque isso ajuda a empresa a compreender em quais aspectos o sistema ERP irá beneficiá-la), auditoria nos processos, entre outros componentes.
Leia também: 5 erros de planejamento e controle de produção para evitar na indústria
5 – Não conhecer a ferramenta
É como comprar algum aparelho tecnológico cheio de vantagens, mas não saber utilizá-lo. Ou, ainda, saber como usá-lo, mas não de forma completa, o que impede de aproveitar todos os seus benefícios.
Ao implementar um sistema ERP, portanto, a empresa deve conhecê-lo profundamente para que consiga utilizá-lo da melhor forma possível. E mais: ao conhecê-lo, a empresa também evita o erro de comprar um sistema que não vai atender todas as suas necessidades ou que tem funcionalidades além do que ela precisa, tornando a aquisição mais cara.
6 – Ignorar o suporte
Suponhamos que a equipe da sua empresa foi devidamente treinada para lidar com o ERP. Ela agora sabe como aproveitar todas as suas funcionalidades. Apesar disso, ainda que esse cenário seja verdadeiro, a implementação do sistema ERP não se trata de instalar o programa e apertar um botão para que tudo aconteça de forma fluida.
Enquanto utilizam o sistema, os colaboradores eventualmente terão certas dúvidas e até irão precisar lidar com determinados problemas. Em outras palavras, irão necessitar da ajuda de um equipe de suporte, já que esta terá experiências e qualificações ideais para solucionar o problema.
7 – Aquisição incompleta do sistema
Para conseguir economizar dinheiro, a empresa pode acabar fazendo um investimento insuficiente e, dessa forma, adquirir somente algumas partes do sistema ERP.
Uma das complicações que isso pode ocasionar é que não comprar o conjunto completo do software impedirá que ele não favoreça o negócio de forma profunda, mas apenas parcialmente.
Agora que conhece os principais erros de implementação de sistema ERP
Adote as medidas necessárias para que a sua equipe consiga tirar o maior proveito do sistema.
Afinal, os benefícios que um ERP pode proporcionar para o seu negócio são inúmeros, então implemente-o do jeito certo.
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