A gestão de projetos é tão indispensável para um negócio quanto qualquer outra gestão. Confira tudo neste conteúdo.
Composta de técnicas, práticas e ferramentas, a gestão de projetos é um processo essencial para que as empresas consigam ter sucesso no desenvolvimento de projetos.
Fazer o lançamento de um produto, implementar um sistema ERP, desenvolver um site ou aplicativo, implementar treinamento corporativo, expandir-se no mercado: essas e outras iniciativas podem ser realizadas de forma promissora por meio da gestão de projetos.
Ao longo deste conteúdo, abordaremos os conceitos primordiais acerca do tema, bem como os motivos que tornam esse gerenciamento vital para qualquer organização. Você também entenderá os benefícios de um ERP nessa gestão.
Continue deslizando a tela e tenha uma ótima leitura.
O que é um projeto?
Termo comumente usado em diversos âmbitos, inclusive em empresas, projeto trata-se de um esforço temporário (portanto, com início e fim) realizado para criar um serviço, produto ou conquistar determinado resultado. Em outras palavras, é um trabalho feito com um objetivo específico.
Partindo desse conceito, todo projeto, para ser realizado, necessita do investimento de alguns recursos, como tempo, dinheiro e pessoas. Quando uma empresa tem um projeto voltado para o desenvolvimento de um software, por exemplo, precisa alocar todos os recursos indispensáveis para o seu sucesso.
É vital entender que um projeto surge como uma forma de resolver as tarefas complexas que as operações normais de uma empresa não conseguem lidar. Esclarecido isso, fica fácil entender o conceito a seguir…
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos, bem como outros tipos de gestão que uma organização implementa para ser mais eficiente no dia a dia, é um processo guiado por três fatores básicos: planejamento, execução e controle.
Tudo isso, quando feito da forma correta, ou seja, a partir de boas práticas, habilidades, ferramentas (como um ERP sobre o qual falaremos com mais detalhes adiante) e técnicas, fazem a empresa conquistar o objetivo de um projeto.
E não apenas isso.
Essa conquista acontece de forma alinhada com as restrições do projeto, como prazo de entrega, custos previstos e recursos. Dessa forma, toda a equipe envolvida no projeto, seja este mais simples ou mais complexo, consegue cumprir com as tarefas que lhe foram encarregadas.
Qual o papel da gestão de projetos?
Primeiro de tudo: sem uma gestão de projetos, qualquer empresa, seja ela de qual porte for, enfrentará alguns problemas. Isso se dá por conta do papel e da importância que esse processo de planejamento, execução e controle possui. Ou seja, o de favorecer o sucesso de todos os projetos que uma organização realiza.
Isso fica evidente quando pontuamos para que serve esse gerenciamento:
- definir objetivos, garantindo, assim, que todos os colaboradores envolvidos saibam o que precisam fazer para que um projeto tenha êxito;
- criar um planejamento com as atividades, cronograma, orçamento e recursos necessários;
- fazer uma eficiente alocação de recursos: quais funcionários devem ficar encarregados, quais equipamentos devem ser utilizados, etc.;
- monitoramento contínuo do progresso do projeto, dessa forma, caso algo esteja atrasando a conquista dos objetivos, isso é eliminado a tempo.
Esses são só alguns fatores, visto que a gestão de projetos envolve diversas nuances do desenvolvimento de projetos.
É essa gestão que evita os gastos desnecessários. É ela que minimiza os riscos que os eventos inesperados podem causar. É ela, ainda, que torna eficiente a comunicação entre o time, especialmente quando se trata de um projeto feito de forma remota.
Ferramentas essenciais na gestão de projetos
Para uma empresa realizar uma gestão de projetos capaz de proporcionar todos os pontos positivos mencionados no tópico anterior, é importante que ela utilize algumas ferramentas. Há várias delas, algumas podem até mesmo já ser conhecidas por você. Cada uma tem recursos e particularidades benéficas para determinados tipos de projetos.
A plataforma Asana, por exemplo, é uma ferramenta altamente útil para auxiliar times no acompanhamento do progresso de projetos. O mesmo pode ser dito do Trello, que se baseia em quadros Kanban para facilitar, de forma visual, o trabalho dos funcionários na organização das tarefas que eles devem executar e quando.
Outras ferramentas com importância para uma gestão de projetos assertiva são o Notion, pois esta combina/centraliza diversos componentes relevantes para o desenvolvimento de um projeto, como notas, banco de dados e documentações, e o ClickUp, plataforma com a qual dá até para rastrear tarefas e automatizar atividades, beneficiando o fluxo de trabalho.
Como o sistema ERP pode ajudar na gestão de projetos da minha empresa?
Talvez você já tenha lido algo sobre ERP e visto que ele é uma ótima ferramenta quando se trata de gerenciar finanças, estoque e vendas. E isso é verdade, claro. Esse sistema torna todas essas gestões mais eficientes: a saúde financeira da empresa se mantém preservada, os problemas logísticos saem de cena e as vendas crescem significativamente.
Além disso, no entanto, um sistema ERP também tem grande importância para a gestão de projetos. Quer ver? Ele centraliza os dados relativos a diversos projetos realizados por setores como o de finanças e marketing. Isso facilita o acesso dos funcionários a essas informações quando necessário.
Um ERP também auxilia uma empresa a fazer:
- alocação de recursos de forma eficiente nos projetos a serem realizados;
- acompanhamento dos recursos financeiros que cada projeto requer — ou seja, há controle sobre o orçamento, despesas e faturamento;
- automação de tarefas, o que potencializa o fluxo de trabalho dos times;
- relatórios personalizados que revelam o progresso ou não dos projetos.
Diante disso, nós, a Syon, desenvolvemos um ERP Industrial robusto para que empresas, independentemente do tamanho, tenham todos estes benefícios. Isso tornará a gestão de projetos delas promissora. Entre as funcionalidades da nossa ferramenta que contribuem com isso, estão os fluxos de trabalho, a análise de resultados e as previsões financeiras.
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